Notre politique

La Fondation c'est doté d'une politique afin de fixer des balises en matière d’attribution des fonds disponibles.

 

 

 

  1. Objet de la politique

Par cette politique, la Fondation du Cégep de l’Outaouais souhaite mettre à jour ses grandes orientations et ses balises en matière d’attribution des fonds disponibles. Habituellement la Fondation annonce la disponibilité de fonds dans le cadre d’un appel de projets. Cette politique porte sur les principes d’attribution, les conditions d’admissibilité, les catégories de projets, le comité d’attribution des fonds, la réciprocité et le contenu du dossier de présentation.

  1. Principes d’attribution

Le travail d’attribution des fonds s’effectue conformément à la mission que s’est donnée la Fondation. Il s’effectue dans le respect de la législation et des statuts et règlements applicable aux organismes sans but lucratif.

Dans le cadre d’une campagne majeure de financement, les fonds sont distribués selon des axes établis en début de campagne pour des projets spécifiques qui ont été au préalable entendus avec la Direction du Cégep de l’Outaouais. Ces projets majeurs ne font pas l’objet d’un appel de projets.

L’attribution de tout soutien financier à laquelle consent la Fondation est accessible uniquement aux étudiantes et aux étudiants inscrits au Cégep de l’Outaouais ainsi qu’aux membres de son personnel.

Les fonds attribués ne se substituent pas aux budgets de fonctionnement et d’immobilisation du Cégep et ils ne sont pas récurrents. La priorité sera accordée à des biens ou des services qui ne peuvent être financés en totalité ou en partie par d’autres sources.

La Fondation favorisera les projets en lien avec la réussite et la persévérance des étudiantes et étudiants qui constituent les priorités de la Fondation.

La Fondation visera à ce qu’une certaine visibilité lui soit accordée.

Toute demande doit faire l’objet d’une présentation de dossier appuyée par une personne-ressource du Cégep. Les fonds sont attribués selon les recommandations d’un comité d’attribution des fonds qui évalue l’ensemble des dossiers reçus et par résolution du conseil d’administration. L’attribution des fonds ne doit en aucun cas compromettre la pérennité, l’image ou la notoriété de la Fondation.

  1. Conditions d’admissibilité

 Les conditions d’admissibilité à la présentation d’une demande de fond sont les suivantes :

  • Être étudiante ou étudiant inscrit à temps plein ou temps partiel dans un programme d’études du Cégep de l’Outaouais ou être une employée ou un employé du Cégep de l’Outaouais;
  • Utiliser le formulaire de demande de fonds disponible sur le site internet de la Fondation;
  • Proposer un projet qui a une incidence positive sur la réussite éducative des étudiantes et étudiants et qui apporte une contribution à leur formation;
  • Proposer un projet qui a comme objectif de desservir l’ensemble ou une grande partie de la communauté étudiante;
  • Proposer un projet qui constitue une valeur ajoutée aux activités régulières du Cégep;
  • Si applicable, fournir la preuve d’approbation du projet par le Cégep de l’Outaouais;
  • Déposer une copie du dossier au bureau de la Fondation avant la date limite
  • Compléter le bilan final obligatoire de la Fondation à la suite de la réalisation du projet.
  1. Catégories de projets admissibles

Toute demande à la Fondation doit être accompagnée du formulaire de soumission de projet de la Fondation et devra se classer dans l’une des catégories suivantes :

Vie étudiante, persévérance et réussite

Les projets qui ont une incidence positive sur la réussite éducative auront priorité. La Fondation entend soutenir les étudiantes et étudiants et les membres de la communauté collégiale qui participent à des projets liés aux programmes d’études et qui apportent une valeur ajoutée. Les étudiantes et étudiants qui souhaitent présenter des projets dans cette catégorie devraient avoir complété une session d’études pour faire le dépôt de leur projet et doivent être encore actifs au Cégep lors de la réalisation du projet.

Recherche et innovation

Cette catégorie souhaite apporter un soutien à la recherche disciplinaire, pédagogique, technologique ou scientifique. La Fondation entend soutenir des projets de recherche qui favorisent l’implication de la relève scientifique, soit des projets de recherche qui impliquent activement des étudiantes et des étudiants dans l’ensemble du processus. La demande devra être analysée et recommandée par le Comité scientifique de la Direction des études et de la vie étudiante pour recevoir du financement de la Fondation.

Libération enseignante ou professionnelle

Une libération enseignante ou professionnelle peut être financée par la Fondation, si des fonds excédentaires sont disponibles, lorsque celle-ci est nécessaire pour mettre en place un projet qui permet d’aider à la réussite éducative des étudiantes et des étudiants et qui vise à desservir l’ensemble ou une grande partie de la communauté étudiante. L’enseignant ou le professionnel doit s’assurer que le projet pourra perdurer dans le temps, qu’il ne nécessitera pas de libération supplémentaire pour le mener à terme et que le Cégep peut couvrir les frais supplémentaires nécessaires à la réussite et la mise en place du projet. La demande devra recevoir l’approbation de la Direction des études du Cégep et de la vie étudiante pour recevoir du financement de la Fondation.

Mobilité étudiante

Dans un contexte d’ouverture sur le monde et les communautés, la Fondation choisit de s’impliquer financièrement pour aider à la réalisation des voyages éducatifs organisés par le Cégep. La Fondation pourra donner un montant aux voyages crédités, organisés dans le cadre d’un cours ou d’un programme d’études au Cégep, selon la disponibilité des fonds. Ces projets devront recevoir l’aval de la Direction des études et de la vie étudiante afin de recevoir du financement de la Fondation.

De plus, dans la situation particulière où il est difficile pour le Cégep de placer des étudiantes et des étudiants en stage dans la région, la Fondation favorisera une aide financière aux étudiantes et étudiants étant dans l’obligation d’aller compléter un stage à l’extérieur de la région pour ne pas retarder l’obtention de leur diplôme. Ce type de projet de mobilité étudiante sera priorisé au projet de mobilité étudiante à l’international.

 Bourse en entrepreneuriat

Cette catégorie souhaite inciter les étudiantes et les étudiants à considérer l’entrepreneuriat comme une option de carrière en enrichissant la formation collégiale spécialisée. La Fondation souhaite que le Cégep puisse accompagner les apprentis entrepreneurs dans leur processus expérientiel et leur démarrage d’entreprise. Cette catégorie est réservée uniquement aux étudiantes et aux étudiants qui auront suivi le cours en entrepreneuriat non crédité offert par le Cégep grâce à la Fondation. À la suite de la réussite du cours, les étudiantes et les étudiants pourront présenter une demande de fonds à la Fondation qui leur sera attribuée sous forme de bourse à la suite de l’évaluation de leur projet d’entreprise.

Programme de bourses

Le programme de bourses d’études est administré entièrement par la Fondation. Celui-ci peut être appelé à changer annuellement, selon les fonds disponibles par la Fondation et les demandes des donateurs. La Fondation peut faire appel à un comité d’évaluation pour déterminer annuellement les lauréats, si elle le juge nécessaire. Les bourses sont normalement octroyées lors du Gala des bourses de la Fondation. Il est possible de faire une demande de bourse lors de l’appel des candidatures à la session d’hiver. De façon générale, quatre types de bourses sont offertes par la Fondation : bourses d’excellence, de persévérance, d’engagement et spécifiques.

Les Griffons

Ces fonds dédiés permettent de soutenir la mission des équipes sportives régionales Les Griffons du Cégep de l’Outaouais. L’utilisation de ces fonds est déterminée annuellement par la Fondation et le responsable au Services des affaires étudiantes et communautaires selon les dons dédiés reçus à la Fondation et les besoins prioritaires.

 Dons dédiés

Il s’agit de dons faits à des fins spécifiques à la Fondation par une entreprise, un particulier, une succession ou une fiducie. La Fondation n’accepte pas de dons dédiés sans l’autorisation de la Direction des études et la Vie étudiante, si le Cégep est directement concerné afin de s’assurer que celui-ci est en mesure de répondre aux demandes des donateurs.

Dépannage d’urgence et aide financière pour diagnostic

La Fondation, lorsque possible, réserve annuellement une partie de ses fonds afin de venir en aide aux étudiantes et aux étudiants ayant des difficultés financières. Les fonds attribués le seront sur recommandations et en collaboration avec le service d’aide financière du Cégep.

Il est également possible pour la Fondation de prévoir des bourses d’aide pour l’évaluation et diagnostic pour permettre aux étudiantes et étudiants l’accès à des services adaptés.

  1. Comité d’attribution des fonds

 Le conseil d’administration de la Fondation est le seul et unique responsable de l’attribution des fonds.

Un comité d’analyse est nommé annuellement par le conseil d’administration de la Fondation sur recommandation de la Direction générale de la Fondation. Le comité est formé de :

  • La Direction générale de la Fondation qui préside ledit comité
  • La Direction des études du Cégep ou son délégué
  • 2 membres socio-économiques du Conseil d’administration
  • Un membre de la Direction des études et de la vie étudiante
  • Un étudiant désigné par l’AGEECO
  • Un représentant du personnel nommé par le conseil d’administration

Le mandat des membres du comité est de procéder à l’étude de toutes les demandes de fonds, conformément aux principes décrits dans la présente politique. La Direction générale fait rapport au conseil d’administration quant à la distribution des sommes disponibles et des projets recommandés par le comité dans le respect des lignes directrices de la Fondation. Le conseil d’administration décide d’accepter ou de refuser chacune des demandes.

Les appels de projets spécifiques aux étudiantes et étudiants ne feront pas l’objet d’une analyse par le comité d’attributions des fonds sauf si ceux-ci sont au-dessus de 5000$. Les projets des étudiantes et des étudiants seront approuvés par la Direction générale de la Fondation et par la Direction des études du Cégep de l’Outaouais conformément aux orientations et balises du comité d’attribution des fonds et du conseil d’administration. Ils seront ratifiés par le président de la Fondation par la suite.

La Direction générale dispose d’une latitude de 3000$ pour l’attribution des fonds aux projets qui répondent aux critères de la présente politique afin de répondre à certaines demandes de fonds urgentes qui ne peuvent respecter les dates fixées pour l’étude des dossiers. Les recommandations de la Direction générale seront ratifiées par le conseil d’administration.

Le pouvoir de recommandation du comité d’attribution des fonds est limité aux projets impliquant une subvention de moins de 15 000$ en provenance de la Fondation. Toute contribution financière de plus de 15 000$ est étudiée directement par le Conseil d’administration.

  1. Réciprocité

La Fondation s’engage à soutenir les projets retenus par le conseil d’administration.  Elle s’engage à verser les sommes s’y rattachant dans le respect des règles comptables et administratives.

Par ailleurs, les responsables de projets doivent remettre à la Fondation un rapport d’évaluation accompagné de documents pertinents rendant notamment compte de la visibilité accordée à la Fondation au plus tard 30 jours après la réalisation du projet. Ils demeurent disponibles pour une présentation de ce rapport au conseil d’administration ou à toute autre instance.

Le demandeur s’engage également à donner de la visibilité à la Fondation lors de la tenue de son activité et à en rendre compte sur demande. Il enverra également des photos de l’événement que la Fondation pourra utiliser dans ses communications et documents.

  1. Critères d’attribution des fonds
  • Incidence positive sur la réussite éducative et la formation des étudiantes et des étudiants
  • Présentation d’un budget équilibré et réaliste
  • Nombre de personnes bénéficiant des retombées
  • Développement du sentiment d’appartenance
  • Conformité à la mission et aux orientations de la Fondation, du Cégep et de son PAAR.
  • Niveau de collaboration entre le personnel et les étudiantes et les étudiants.
  • Transparence du projet
  • Visibilité et rayonnement de la Fondation et du Cégep
  • Qualité du dossier présenté
  1. Dossier de présentation

 Utilisation du formulaire prescrit (disponible sur le site internet de la Fondation)

  • Tout autre document jugé pertinent
  • Toute demande doit être sans exception déposée directement auprès de la Fondation
  • La preuve d’approbation du projet par le Cégep de l’Outaouais, si applicable

       9. Entrée en vigueur

La Politique d’attribution des fonds entre en vigueur lors de son adoption par le conseil d’administration de la Fondation le 22 octobre 2019. Elle annule et remplace toute version précédente et sera révisée lorsque nécessaire.

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